¿Cómo evitar que los miembros de su junta se mantengan alineados y sin causar problemas?

“Una vez fui como tú”.  Desde mi puesto como directiva a cargo de la la junta de egresados, mré y juzqué a los nuevos miembros elegidos anualmente en nuestro directorio. En un lado del espectro están los “buenos”, los miembros que asistieron a las reuniones del consejo sin falta, llegaron a eventos, y disfrutaron de las tareas asignadas por el comité.  En el otro extremo estaban los “malos”, los miembros que no asistían a las reuniones constantemente, no confirmaban asistencia a los eventos, y a quienes aparentemente no les interesaba el trabajo en subcomité.

Luego me convertí en un mal miembro de la junta y entonces….me volví más comprensiva.

Hace algunos años, después de haber dejado mi trabajo en la junta y de empezar mi propio negocio, un amigo me pidió que me uniera a la junta de una organización local sin fines de lucro de servicios para jóvenes. Recuerdo que pensé “Sería bueno para mí ser parte de una junta de nuevo,” (luz roja número uno). Y aunque no tenía un gran historial de participación en la organización o vivía cerca del área (luces rojas dos y tres), acepté el nombramiento. Alguien del grupo me llamó para darme la bienvenida y lo siguiente fue recibir un enorme paquete de materiales a revisar para la primera reunión.

Fue un mal comienzo. En esa primera reunión, no teníamos quórum, así que no se podía votar la agenda de acción. Y después de pasar una noche revisando todos los materiales, me di cuenta de que casi todos los miembros, – más o menos –  leen los informes directamente del paquete, sin darles más tiempo. Las reuniones posteriores siguieron un patrón similar.

Y después, siguió mi vida. Añadimos un segundo hijo a nuestra familia. Despidieron a mi marido de su trabajo y eso intensificó el mío.  No siempre podía manejar una hora a las reuniones del consejo en la mañana. Mi asistencia a la reunión se hizo esporádica. No siempre llamaba para decir si estaría asistiendo, y nadie me llamaba para ver porque me había perdido una reunión.

Fui mala. Pero la organización del consejo también.  He hecho una reflexión, y ahora reconozco algunas buenas lecciones de esa experiencia, tanto para los miembros del personal y los voluntarios de la asociación de egresados.

¿Cómo se puede prevenir el contagio de una persona como yo en sus juntas ?, y si lo hace, ¿cómo trabajar conmigo? Para obtener respuestas a estas preguntas, busqué a profesionales que trabajan regularmente con los consejos de administración y los alumnos y las juntas de cimentación.

Una pizca de prevención

Para evitar terminar con malos miembros en la junta, la regla de oro es reclutar con pericia y con cuidado. Comience con su plan estratégico. “¿Dónde quieres estar en cinco años?”, Se pregunta Kim White-Jenkins, gerente de servicios en Wayne State University Alumni Association.

“Tal vez usted necesita un plan de marketing o un plan para fortalecer su defensa legislativa. Si es así, entonces necesita reclutar voluntarios con esa experiencia “.

Una vez que haya identificado a los voluntarios con los tipos de habilidades que necesita, “su responsabilidad número uno es tamizar a los posibles miembros a fondo,” dice Anne Berry, vicepresidente para el advancement en el Lebanon Valley College.  Alguien con experiencia profesional de marketing, por ejemplo, tal vez quiera hacer algo completamente diferente en su trabajo voluntario. Pero usted no lo puede saber a menos de que se lo pregunte.

Como parte del proceso de selección, Berry recomienda tener un documento escrito que cubra las funciones y responsabilidades de los consejeros. Así los miembros del comité de nominaciones pueden hacer referencia a este documento cuando se entrevista a los candidatos. “Esto los pone en la delantera para que no haya confusión acerca de lo que se espera”, dice.

Hablando de comisiones de postulación, algunas instituciones están ampliando sus funciones transformándolos en comités de desarrollo de liderazgo cuyos miembros son responsables de cultivar la gestión de voluntarios a lo largo de su tiempo en el consejo.

El Comité Fiduciario de Lebanon Valley se ajusta a este proyecto de ley. “Ellos no sólo identifican y reclutan nuevos miembros de la junta, sino que asumen la responsabilidad de orientación para estos miembros y un programa de mentores con los miembros más experimentados. También verifican a los miembros que faltan a las reuniones y evalúan el rendimiento de los miembros del consejo “, dice Berry.

Más allá de un comité formal, es muy útil para que el personal revise de manera periódica las actividades de miembros de la junta. “Debemos averiguar por qué los miembros del consejo están involucrados y entender que es lo que los motiva a seguir dando un servicio”, dice White-Jenkins. Señala que, con base en consultas informales como éstas, pueden ayudarse a pensar a quien desarrollar para trabajo en el consejo.

“No pasamos suficiente tiempo educando a los miembros del consejo acerca de sus funciones y deberes. Tenemos la responsabilidad de mostrar claramente nuestras expectativas “.

Centrados en la acción

Leander Adams, director de asuntos de egresados de Fort Valley State University, recomienda mantener activas las reuniones del consejo. “Revisa tu agenda y asegura que existen puntos de acción – que requieren de voto – para que la junta no se convierta en solo ´firma y despídete´.”

White-Jenkins está de acuerdo: “Malas reuniones, pueden convertir en malos a algunos miembros del consejo”. Los miembros más jóvenes no van a durar más de tres horas, después de su trabajo, en una reunión en persona que además incluyen una cena. Pero pueden funcionar mejor en una llamada de conferencia o una reunión virtual y esos ajustes alternativos dan la impresión de que la organización es adaptable y progresiva “.

Cuidado en el uso de esas alternativas tecnológicas, sin embargo. “Un cierto grado de flexibilidad es buena, pero todo depende de la junta y el nivel de decisiones que se toman”, dice Berry. “Las llamadas de conferencia pueden ser apropiados para el trabajo del comité de egresados, pero no cuando se necesita una votación sobre un proyecto de construcción de varios millones de dólares.”

Adams también recomienda prestar atención a los aspectos básicos: el envío de materiales a los miembros para que tengan suficiente tiempo de revisarlos antes de las reuniones. Además, asegúrese de organizarlos de una manera fácil de usar.

Berry, quien sirven varios consejos, piensa que es muy importante el proporcionar información legible. “Si hay un tema de discusión interesante en la reunión, se debe presentar en una página que resuma el tema, los pros y contras, la posición del personal, y los posibles cursos de acción”, dice ella.

También ayuda el que los miembros del consejo tengan información global, más allá de las reuniones. “Siento una obligación la de proporcionar una experiencia lo más significativo posible a todos los miembros de la junta”, señala Adams. “Darles, como grupo y como individuos algo en que trabajar para lograr y alcanzar. De esta forma cuando terminan su participación, puedan mirar hacia atrás y con orgullo decir, ‘Yo lo hice´”.

Zapatero a tus zapatos

Pero. ¿Qué hacer si habiendo hecho un plan estratégico, logrado reuniones significativas y seleccionado los mejores candidatos usted todavía no tiene “estrellas” en el consejo?

Comience hablando con ellos, dice White-Jenkins. “Encuentre a la persona más adecuada para hablar con ellos”. Podría ser un mentor o un miembro del personal con los que han desarrollado una buena relación. Quien les hable debe preguntarles acerca de sus pasiones. Para saber cómo, – o si pueden canalizar sus aptitudes en otra área – avanzar en la organización.

Se recomienda.

“Siempre asumo que tienen las mejores intenciones”, dice Adams. “Creo que los miembros del consejo quieren hacer un buen trabajo. Puede ser una cuestión de identificar claramente un papel para ellos dentro de las iniciativas estratégicas”.  Por ejemplo, el plan estratégico de Fort Valley incluye que la junta tenga un papel activo en la promoción de la contratación, la retención de los estudiantes, el aumento de la participación de los alumnos, y el impulso a la recaudación de fondos. “Todo el mundo puede encontrar un papel dentro de aquellas iniciativas estratégicas, incluso un miembro de la junta que viaja mucho y puede perder una reunión aquí o allá. ¿A dónde está viajando? Pueden tener una cena con egresados de la zona o reunirse con los futuros estudiantes en esa ciudad “.

La mejor estrategia es utilizar a fondo las fortalezas de los miembros. ¿Qué les gusta hacer, y que pueden hacer por usted? “Si no quieren ser la cara de un comité en las reuniones formales de la junta, tal vez les encantaría ‘conocer y saludar’ en los eventos”, señala White-Jenkins.

Sin embargo, al final, si la ocasión lo requiere, no tenga miedo de preguntar si quieren renunciar. “Uno tiene que estar dispuesto a dejarlos ir, y liberarlos de sus gestiones”, dice Berry.

Aquí es donde el comité de desarrollo de liderazgo puede ser crucial. Además de pedir a un miembro de la junta el renunciar y disciplinar a los voluntarios, los miembros del comité también están en condiciones de recomendar reemplazos. “Si usted tiene 50 candidatos, pero sólo 10 pasan por el tamiz, habrá que mantenerlos a bordo”, dice White-Jenkins. “Los comités son, a menudo, grandes campos de entrenamiento. Los voluntarios pueden llegar a conocer mejor la organización, si se puede descubrir lo que los apasiona”.

 Posdata

En retrospectiva, creo que la organización de servicios en la que participé me sirvió a la larga. A pesar de que tenía un registro de asistencia pobre a las reuniones de directores, puse en marcha un evento de que dio visibilidad pública a la organización y que esta había tratado de poner en marcha durante cinco años. Lo hice durante dos años. Y el resultado, en su primer año, el evento recaudó $ 7,500; el segundo año, $ 13.000. Ahora es un evento anual cubierto por redes de prensa y reúne alrededor de $ 20.000, mucho dinero para esta organización.

No está mal para un miembro del consejo, que por lo demás, fue mala.

Sobre el Autor

Maura Rey Scully

Maura Rey Scully es una escritora independiente y ex miembro del personal de la Alumni Boston Society.